Economie, IMM şi Afaceri — august 7, 2015 at 19:03

Cum infiintez o firma in doar 3 zile. Recomandari si sfaturi utile pentru a economisi timp si bani

by

new_business_thoughts

Inregistrarea unui S.R.L (Societate cu Raspundere Limita) la Oficiul National al Registrului Comertului (ONCR) dureaza, cel putin in teorie, doar trei zile. In practica, daca nu te informezi suficient in ceea ce priveste documentele pe care trebuie sa le contina dosarul de inregistrare, exista posibilitatea ca aceasta perioada de timp sa creasca semnificativ. Pentru a nu avea parte de surprize neplacute, iti oferim cateva recomandari pentru a economisi timp si bani si te invitam sa citesti cu atentie care sunt documentele pe care trebuie sa le atasezi dosarului de inregistrare, cum si de unde le obtii si care sunt costurile de infiintare.

Pentru a-ti usura munca si pentru a reduce timpul necesar infiintarii unui SRL, am creat o colectie de documente utile pe care o poti descarca la finalul acestui articol. Aceasta colectie contine formulare si declaratii pe care trebuie sa le completezi, exemple privind realizarea actului constitutiv al societatii, un tutorial pentru utilizarea unor functii oferite de portalul online al Registrului Comertului si o lista cu toate documentele necesare pe care trebuie sa le contina dosarul de inregistrare, pentru a te asigura ca nu ai uitat nimic. Documentele care se regasesc in colectia de documente utile sunt semnalate cu simbolul steluta (*).

 

Pasul 1: Obtine dovada rezervarii denumirii

Pasul 2: Obtine dovada ca ai la dispozitie un sediu social

Pasul 3: Inregistreaza o cerere la ANAF prin care soliciti un certificat emis de administratia fiscala pentru a verifica daca sunt respectate conditiile legale referitoare la numarul de societati comerciale care pot avea sediu in acelasi imobil

Pasul 4: Redactează actul constitutiv si stabileste obiectul de activitate

Pasul 5: Mergi la banca si depune intr-un cont nou capitalul social. Pastreaza chitanta primita pentru a dovedi ca ai parcurs acest pas

Pasul 6: Completeaza declaratiile pe proprie raspundere

Pasul 7:  Pentru ca dosarul de inregistrare sa fie complet, vei mai avea nevoie de urmatoarele documente

Pasul 8: Depune dosarul si plateste taxele necesare inregistrarii

 

 

Pasul 1: Obtine dovada rezervarii denumirii 

Lista documente:

 

  • cererea de rezervare a denumirii

 

Este important ca primul pas pe care il faci in obtinerea documentelor necesare completarii dosarului de inregistrare sa fie cel al depunerii unei cereri pentru rezervare denumirii, deoarece vei avea nevoie de dovada efectuarii acestui pas pentru a solicita alte documente.

Cererea de rezervare a denumirii se face la biroul de rezervari de denumirii din cadrul Oficiului Registrului Comertului Judetean sau al Municipiul Bucuresti . Practic, cererea este un formular pe care il poti obtine direct de la institutie sau pe care il poti descarca, imprima si completa acasa, inainte sa ajungi la sediul ONCR. (*) In formularul de verificare/rezervare a denumirii vei avea posibilitatea de a completa, in ordinea preferintelor, trei denumiri diferite.

Recomandare: Pentru a economisi timp, iti recomandam sa iei in considerare faptul ca este posibil ca nici una dintre cele trei denumiri alese de tine sa nu fie disponibile, asadar ar fi bine sa ai pregatite mai multe variante, inainte de a ajunge la sediul ONCR.

Pentru a putea depune cererea, trebuie sa platesti taxa de registru, in valoare de 72 RON, la casieria ONCR.

Documentul care atesta rezervarea denumirii se poate ridica in maxim o ora de la depunerea cererii. Este bine de stiut ca rezervarea denumirii este valabila trei luni de la data obtinerii, iar daca nu  ai infiintat firma in aceasta perioada, va trebui sa platesti din nou taxa de registru.

Verificarea disponibilitaii si/sau rezervarea denumirii se poate face si online, pe site-ul portal.oncr.ro. Pentru a putea face acest lucru ai nevoie de un cont online pe portalul insitutiei si un certificat digital calificat, pe care il poti procura de la unul dintre furnizorii de servicii de certificare acredidati, care permite realizarea unei semnaturi electronice extinse (cu valoare legala).

In colectia de documente utile vei gasi un ghid despre modul in care poti creea un cont pe portalul ONCR si un tutorial care explica cum poti face rezervarea denumirii din contul tau online.

Recomandare: Daca nu ai experienta cu utilizarea aplicatiilor online de acest tip, s-ar putea sa pierzi mai mult timp realizand aceasta operatiune online.

Daca denumirea pe care doresti sa o inregistrezi apartine altei persoane fizice sau juridice, trebuie sa ai acordul pentru utilizarea denumirii in original.

Pasul 2: Obtine dovada ca ai la dispozitie un sediu social 

Lista documente:

 

  • contract de proprietate
  • contract de inchiriere (atentie la eventuale restrictii impuse de proprietar)
  • contract de comodat
  • contract de leasing imobiliar
  • acordul vecinilor (Model orientativ de tabel)

 

Pentru a obtine acest document, trebuie sa stabilesti unde doresti sa fie sediul social al firmei. In cazul in care optezi sa folosesti o proprietate pe care o detii ca sediu, documentul doveditor este chiar contractul de vanzare-cumparare, certificatul de mostenitor al imobilului sau contractul de donatie in forma autentica. Daca preferi ca sediul firmei sa fie intr-un spatiu inchiriat, atunci contractul de inchiriere sau subinchiriere inregistrat la organele fiscale iti va servi drept dovada. De asemenea, daca ai dreptul de a folosi un spatiu prin prisma unui contract de comodat sau luat in leasing imobiliar, poti folosi contractele aferente pentru dovedi ca ai la dispozitie un sediu social.

Orice varianta ai alege, documentele trebuie depuse in copie certificata de parte sau in copie legalizata. Costul obtinerii unei copii legalizate variaza de la notar la notar.

Mai exista si solutia de a apela la un cabinet de avocatura care ofera servicii de gazduire sediu social sau la alte societatii care ofera servicii de acest tip. In functie de firma sau cabinetul de avocatura pe care il alegi, costul pentru gazduirea sediului social poate varia de la 500 la 800 de lei pe an.

Daca imobilul pe care doresti sa-l folosesti ca sediu social se afla intr-un bloc de locuinte sau ai pereti comuni cu alte persoane, va fi nevoie sa obtii acordul vecinilor si al asociatiei de propietari(daca exista) pentru a putea inregistra sediul social in acel imobil.

Sugestie: Poti realiza un tabel in care sa consemnezi numele vecinilor si numarul apartamentului/locuintei apoi sa mergi la acestia si le ceri datele de identificare (CNP sau seria si numarul cartii de identitate sau buletiului) si sa ii rogi sa semneze in dreptul numelui.

Recomandare: Ar fi bine sa nu alegi un cabinet norial situat in centrul orasului deoarece costul operatiunii va creste considerabil. Daca alegi un notar dintr-un cartier aflat mai aproape de periferia orasului, nu ar trebui sa scoti din buzunar mai mult de 30-40 de lei, poate chiar mai putin.

Informatii suplimentare poti gasi accesand acest link.(legatura catre site-ul ONRC)

Pasul 3: Inregistreaza o cerere la ANAF prin care soliciti un certificat emis de administratia fiscala pentru a verifica daca sunt respectate conditiile legale referitoare la numarul de societati comerciale care pot avea sediu in acelasi imobil 

Lista documente:

 

  • model de cerere
  • declaratie pe proprie raspundere (in functie de situatie)

 

Dosarul de inregistrare mai trebuie sa contina si o cerere adresata ANAF in vedere obtinerii certificatului emis de administratia financiara competenta, care certifica faptul ca pentru imobilul cu destinatia sediu social nu a fost inregistrat un alt document pentru instrainarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil, cu titlu oneros sau gratuit.(*) In momentul depunerii, cererea trebuie sa fie insotita de un timbru fiscal in valoare de 4 lei.

Aceasta cerere trebuie facuta deoarece, in conformitate cu prevederile art. 17 alin. (4) din Legea nr. 31/1990 privind unele masuri pentru combaterea evaziunii fiscale, la acelasi sediu pot functiona mai multe societati numai daca imobilul, prin structura lui, permite functionarea mai multor societatii in incaperi diferite sau in spatii disctinct partajate. Numarul de incaperi sau spatii distincte obtinute prin partajare nu poate fi mai mic decat numarul societatilor comerciale care functioneaza intr-un imobil.

In cazul in care din certificatul emis rezulta ca in imobilul ales de tine isi au sediu social mai multe societati, trebuie sa depui o declaratie pe proprie raspundere in forma autentica (autentificata de un notar public sau in forma atestata de avocat) privind respectarea conditiilor prezentate mai sus.

Pasul 4: Redactează actul constitutiv si stabileste obiectul de activitate 

Lista documente:

 

  • model de act constitutiv
  • lista cu ce trebuie sa contina un act constitutiv
  • legislatie aferenta

 

 

Acest document este unul important pentru viitoare societate deoarece reglementeaza printre altele obiectul de activitate al firmei, obligatiile si drepturile asociatilor si administratorului, modalitate de lichidare sau dizolvare a societatii comerciale si participarea asociatilor la pierderi si beneficii. Potrivit Legii societatiilor comerciale nr. 31/1990, “semnatarii actului constitutiv, precum si persoanele care au un rol determinant in construirea societatii sunt considerati fondatori”. In practica, fondatorii societatii sunt considerate persoanele care au semnat actul constitutiv, potrivit reprezentantilor ONRC. Trebuie sa ai in vedere faptul ca o persoana care a fost condamnata pentru infractiuni de coruptie, delapidare, infractiuni de fals in inscrisuri si evaziune fiscala nu poate indeplini calitatea de asociat sau administrator al unei societati, potrivit Legii 31/1990, art.6, alin (2).

(2)Nu pot fi fondatori persoanele care, potrivit legii, sunt incapabile ori care au fost condamnate pentru infractiuni contra patrimoniului prin nesocotirea increderii, infractiuni de coruptie, delapidare, infractiuni de fals in inscrisuri, evaziune fiscala, infractiuni prevazute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, republicata, sau pentru infractiunile prevazute de prezenta lege.

In colectia de documente utile vei gasi un document în care sunt specificate şi explicate toate prevederile pe care trebuie sa le contina acest act si doua modele de act constitutiv, oferite de ONRC, dupa care te vei putea ghida.

Pasul 5: Mergi la banca si depune intr-un cont nou capitalul social. Pastreaza chitanta primita pentru a dovedi ca ai parcurs acest pas 

Lista documente:

 

  • actul constitutiv
  • dovada rezervarii denumirii
  • carte de identitate
  • carti de identitate pentru imputerniciti

 

Pentru a obtine dovada depunerii capitalului social trebuie sa mergi la o banca, pe care o alegi in functie de preferintele tale, si sa ceri deschiderea unui cont in numele firmei. Capitalul social minim in cazul lui SRL este de 200 RON. Pentru deschiderea contului, persoana care va fi administratorului firmei (aceasta poti fi tu sau o alta persoana) trebuie sa aiba asupra ei in momentul in care se prezinta la sediul unitatii bancare dovada rezervarii denumirii de la Registrul Comertului (pasul 1), Actul Constitutiv (pasul 3) si Cartea de Identitate sau Buletinul. Daca doresti ca si alte persoane in afara de administratorul firmei sa aiba dreptul de a efectua operatiuni bancare asupra contului firmei (cum ar fi retragerea de bani), persoanele in cauza trebuie sa-l insoteasca pe administrator in momentul deschiderii contului. Poti autoriza accesul altor persoane la contul societatii si dupa infintarea firmei.

Dupa ce ai depus banii pentru capitalul social, vei primi o chitanta care va reprezenta dovada efectuarii varsamintelor in conditiile prevazute de actul constitutiv. Chitanta obtinuta trebuie depusa in original la dosarul de infiintare al firmei.

Pasul 6: Completeaza declaratiile pe proprie raspundere 

Lista documente:

 

  • 6.1 Declaratie din care sa rezulte ca semnatarii Actului Constitutiv indeplinesc conditiile legale pentru detinerea calitatilor specificate in document. (asociat, fondator, administrator, cenzor etc.).
  • 6.2 Declaratie referitoare la inregistrarea fiscala (*)
  • 6.3 Declaratie data in functie desfasurarea sau nu de activitate la sediul social (*)
  • 6.4. Declaratie referitoare la conditiile de funtionare prevazute in legislatia specifica in domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protectia mediului si protectia muncii pentru activitatile precizate in declaratia-tip (*)

 

Recomandare: Daca declaratiile nu sunt disponibile pe site-ul ONRC sau in colectia de documente utile Start-up Cafe, iti recomandam sa soliciti declaratiile-tip de la sediul ONRC in momentul in care faci primul pas privind rezervarea denumirii, pentru a economisi timp. Aceste declaratii trebuie semnate la sediul ONRC.

Pasul 7:  Pentru ca dosarul de inregistrare sa fie complet, vei mai avea nevoie de urmatoarele documente: 

 

  • 7.1. Daca vei fi singurul asociat, va trebui sa completezi o declaratie din care sa rezulte ca ai calitatea de asociat unic intr-o singura societate cu raspundere limitata sau ca societatea cu raspundere limitata cu asociat unic nu este asociat unic in alta societate cu raspundere limitata
  • 7.2. Specimene de semnatura ale reprezentantilor societatii
  • 7.3. Copie dupa actele de identitate ale fondatorilor, administratorilor, cenzorilor sau auditorilor persoane fizice
  • 7.4. Cerere de inregistrare(*)

 

 

Pasul 8: Depune dosarul si plateste taxele necesare inregistrarii 

Toate documente completate si obtinute pana in acest moment trebuie puse intr-un dosar cu sina pe care il vei depune la Registrul Comertului. Dupa verificarea dosarului, va trebui sa platesti taxa de inregistrare a firmei si tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a.

Costul pentru inregistrarea a unui SRL este de 350 de lei, in cazul in care esti singurul asociat, si alti 20 de lei plus un adaos de 50% reprezetand Fondul de lichidare, pentru fiecare cerere de obtinere a cazierului fiscal al asociatilor sau administratorilor, potrivit informatiilor puse la dispozitie de ONCR.

In trei zile de la depunerea dosarului ar trebui sa poti ridica actele privind inregistrarea firmei.

Costul total = 730 de lei

Exemplu de calcul pentru un singur asociat: 

72 lei (taxa ONCR rezervare)

350 lei (taxa ONCR inregistrare)

8 lei (alte taxe)

100 lei (taxe de notar pentru declaratii si specimen de semnatura)

200 lei (capitalul social)

Total: 730 lei.

Observatie: Acesta este costul minim calculat în 2015, luând în considerare informatiile oferite de ONCR si un cost minim perceput de notar. Costul total poate sa varieze in functie de modificarea cuantumului taxelor percepute de ONCR si de cabinetul notarial ales.

Asistenta

Oficiul National al Registrului Comertului ofera servicii de asistenta la infiintarea societatilor cu raspundere limitata. O parte din serviciile oferite sunt gratuite, insa altele mai complexe, cum ar fi redactarea actului constitutiv, sunt contra cost. Tarifele percepute de ONCR pot fi consultate aici.

Daca nu doresti sa te ocupi de toate aceste formalitati, poti apela la o firma specializata in inregistrarea societatilor comerciale. Costul acestui serviciu difera de la o firma la alta si in functie de numarul de asociatilor.

Leave a Comment

You must be logged in to post a comment.